การเงิน - บริหารจัดการ

Online Meeting แบบมืออาชีพสำหรับผู้ส่งออกและนำเข้า

ในช่วงที่หลายๆบริษัท ได้ให้พนักงานปฏิบัติหน้าที่อยู่กับบ้าน เพื่อลดการแพร่กระจายและการติดต่อของเชื้อ Covid-19 นั้น การประชุมทางไกล หรือ Online Meeting จะเข้ามามีบทบาทในการทำงานเป็นอย่างมาก ในการระดมความคิดและประชุมเพื่อหาข้อสรุป ในการดำเนินการในขั้นต่อๆไปของธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจส่งออก/นำเข้า ที่ต้องมีการติดต่อกับคู่ค้าในต่างประเทศเป็นประจำ ดังนั้น เพื่อให้การประชุมทางไกลนี้ เป็นไปอย่างราบรื่น มีประสิทธิภาพและเป็นมืออาชีพ วันนี้เรามีเกร็ดเล็กๆมาแบ่งปัน ให้นำไปทดลองใช้กันนะครับ

เริ่มจากการแต่งตัว : แม้จะ Work from Home เราก็ต้องมีการแต่งกายให้เหมาะสมและพร้อมสำหรับการประชุม เสมือนอยู่ที่ทำงานนะครับ คงจะดูไม่ดี หากเราลุกขึ้นมาประชุมกับเพื่อนร่วมงานโดยเฉพาะกับหัวหน้างาน ทั้งชุดที่ใส่นอน เสื้อยืดย้วยๆ หรือลายการ์ตูนฮีโร่ตัวโปรด บางท่านอาจบอกว่า ขอใส่แค่เสื้อเชิ้ตกับเนคไทท่อนบนก็พอแล้ว ข้างล่างขอเป็นขาสั้นละกัน เพราะกล้องจับแค่ท่อนบน เราไม่มีทางรู้นะครับ ว่าอาจมีเหตุให้ท่านต้องลุกจากที่นั่งเมื่อไหร่ ลองนึกภาพตามสิครับ ว่าหากเกิดแบบนั้น ท่านจะดูเป็นอย่างไร เห็นภาพแล้วนะครับ ดังนั้น แต่งตัวให้ดูสุภาพเหมาะสม ดีที่สุดครับ ถ้ารีบมากๆ อาบน้ำแต่งตัวไม่ทัน ขอให้หวีผมซักนิด หาแจ็คเก็ตที่ดูเรียบร้อยสวมทับเข้าไป ก็จะช่วยได้มากครับ

ฉากหลังและเสียงรอบข้างเป็นเรื่องสำคัญ : นอกจากภาพตัวของท่านที่จะออกสู่ที่ประชุมแล้ว ฉากหลัง หรือภาพด้านหลังท่านก็สำคัญไม่แพ้กันนะครับ ลองหันกล้องหามุมที่ดูเรียบร้อย เป็นกำแพงทึบ หรือม่านด้านหลัง อาจจะเป็นชั้นวางหนังสือ หรือฉากหลังที่จะไม่แย่งซีนท่านจากเนื้อหาที่ท่านจะพูด โดยเฉพาะควรจะเป็นห้องที่จะไม่มีผู้อื่นเข้ามาแทรกได้ ระหว่างที่ประชุมกัน หากท่านไม่สามารถจัดสถานที่ได้จริงๆ ในโปรแกรมการประชุมออนไลน์ที่นิยมกัน มีฟังก์ชันให้ท่านสามารถปรับฉากหลังได้ ท่านก็สามารถเลือกใช้งานได้ตามความเหมาะสมครับ หลายคนใช้โลโก้ของบริษัท หรือใส่เป็นชื่อของท่านเองก็ได้ โดยนอกจากฉากหลังแล้ว ให้ระมัดระวังเรื่องเสียงรอบๆด้านที่อาจจะเข้ามารบกวนการประชุมของท่าน อาจเป็นเสียงเจ้าตัวเล็กของท่าน เสียงสุนัขตัวโปรด หรือเสียงรถที่ผ่านไปมาหน้าบ้าน หากเป็นไปได้ แนะนำให้ใช้ไมโครโฟนเล็กๆ ต่อกับอุปกรณ์ของท่าน จะสามารถลดเสียงรบกวนที่จะเข้าสู่การประชุม โดยอุปกรณ์นี้ จะเลือกจับเฉพาะเสียงของท่านที่อยู่ใกล้ๆเท่านั้น เสมือนท่านเป็นผู้จัดรายการวิทยุเลยครับ

มุมกล้อง : เราพบเห็นการใช้มุมกล้องที่เงยขึ้นเป็นจำนวนมาก จากการวาง Notebook หรือ Tablet ที่มีกล้อง ลงบนโต๊ะทำงานตรงๆสำหรับคุณสุภาพบุรุษ แต่เรากลับไม่ค่อยพบมุมนี้กับคุณสุภาพสตรี เนื่องจากมุมกล้องแบบเงยขึ้นนี้ จะทำให้คุณดู “เจ้าเนื้อ” กว่าปกติ ซึ่งคุณสาวๆจะทราบดีและระมัดระวังมุมกล้องมากกว่าคุณหนุ่มๆ เธอจึงมีการยกมุมกล้องให้เสมอแนวสายตา จะรองด้วยหนังสือ หรือกล่องใดๆก็ได้ และเราก็แนะนำวิธีการเดียวกันนี้ให้คุณหนุ่มๆด้วยเช่นกันครับ เพราะจะทำให้คุณดูดี และดูเหมือนกับการสนทนากันตามปกติ แนวสายตาจะมองตรงมาที่ทุกๆคน ลองดูครับ คุณจะดูเป็นมืออาชีพขึ้นเลยทีเดียว

ปิดการแจ้งเตือนOnline messages : หากคุณใช้แอพพลิเคชั่น อื่นๆ ในเครื่องเดียวกันนี้ แนะนำว่าให้คุณปิดการแจ้งเตือน หรือปิดไปก่อน ระหว่างการประชุม คุณคงไม่อยากให้ข้อมูลการแชทของเพื่อนๆ ชื่อกลุ่มแปลกๆ หรือคลิปอื่นๆ ขึ้นมาแสดงให้เพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างานเห็นในมุมจอของคุณ ในระหว่างการประชุมเป็นแน่ หากคุณเลี่ยงไม่ได้จริงๆ ก็ปิดในเครื่องหลักที่ใช้ประชุม แล้วเปิดในโทรศัพท์หรือ เครื่องอื่นแทน โดยระมัดระวังเรื่องเสียงเตือนด้วยนะครับ ในต่างประเทศ เรื่องนี้เค้าจริงจังกันมากนะครับ อาจจถึงขั้นไม่สุภาพเลย หากปล่อยให้มีการรบกวนด้วยดทรศัพท์ หรือข้อความ เหมือนท่านอยู่ในโรงภาพยนต์นั่นล่ะครับ

เอกสารประกอบการประชุม : ให้คุณเตรียมเอกสารประกอบ ซึ่งมักใช้เอกสารภาษาอังกฤษ หรือภาษาที่คู่ค้าของท่านใช้ติดต่อ โดยไว้ให้พร้อมในอุปกรณ์ที่ใช้ในการประชุมนี้เลย โดยโปรแกรมการประชุม Online ต่างๆ สามารถให้คุณแชร์เอกสารกับผู้เข้าร่วมประชุมอื่นๆได้อยู่แล้ว ซึ่งคุณจะดูจะดูเป็นมืออาชีพกว่าการที่จะยกเอกสาร ที่มีอักษรตัวเล็กๆในแผ่นกระดาษ หรือโชว์กราฟจากTabletอีกเครื่อง ให้คนอื่นๆดูผ่านกล้องอีกชั้นหนึ่ง สลับกับการเอาเข้าๆออกๆระหว่างที่พูดกันครับ

การสบตากับกล้อง : ประเด็นนี้เป็นเรื่องเล็กๆน้อยๆที่หลายคนมองข้ามไป ส่วนใหญ่เราจะพบว่า ระยะห่างจากผู้พูดกับหน้าจอ อยู่ในระยะไม่เกิน 2ฟุต ซึ่งเมื่อผู้พูดมองที่หน้าจอ จะพบว่าสายตานั้นไม่ได้จ้องมองไปที่ผู้เข้าร่วมประชุม จากมุมมองของคนอื่นๆที่อยู่ในที่ประชุมนั้น การสบตา(โดยการมองกล้อง) ในทางจิตวิทยา ถือเป็นทั้งการให้เกียรติกับผู้เข้าร่วมประชุม และเป็นความรู้สึกที่ผู้ฟังได้รับรู้ด้วยว่า ผู้พูดนั้นได้พูดกับตนอยู่ โดยผู้พูดจะได้รับความสนใจมากกว่าการที่ไม่ได้สบตาหรือมองกล้องครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง วัฒนธรรมของประเทศคู่ค้าของท่านอาจให้ความสำคัญกับสิ่งนี้เป็นอย่างมาก จะได้ทำให้ขั้นตอนอื่นๆที่ตามมา เป็นไปด้วยความราบรื่นครับ

           การซักซ้อมก่อนประชุมจริง : สำหรับหลายๆคน การพูดกับกล้องอาจจะขัดๆเขินๆ ไม่รู้จะนั่งอย่างไร วางมือตรงไหน เราต้องลองซ้อมๆพูดหน้ากล้อง ก่อนที่จะประชุมจริง หรืออาจหาดูตัวอย่างจาก YouTuber VLOGER ที่คุณชอบหรือติดตามอยู่ เลือกแนวที่ดูเป็นทางการนิดนึงนะครับ เราจะเห็นท่าทาง การใช้คำ สำเนียงภาษาที่ประเทศคู่ค้าของท่านใช้ การยกตัวอย่าง การนำเข้าสู่ข้อมูล เอกสารการค้าต่างๆ เมื่อซ้อมคล่องแล้ว คุณจะดูเป็นธรรมชาติ และดูดี ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นอย่างแน่นอนครับ

          หากท่านใด มีคำแนะนำนอกเหนือจากที่ว่ามานี้ สามารถส่งเข้ามาแนะนำกันได้นะครับ เพื่อจะได้เป็นประโยชน์กับเพื่อนๆท่านอื่นๆด้วย ขอให้สนุกกับ Online Meeting นะครับทุกท่าน

 

Author : สมชนก เตชะเสน  รองผู้อำนวยการ ศูนย์ความเป็นเลิศด้านการค้า  ธนาคารเพื่อการส่งออกและนำเข้าแห่งประเทศไทย

บทความนี้เป็นข้อคิดเห็นส่วนบุคคล ซึ่งไม่จำเป็นต้องสอดคล้องกับข้อคิดเห็นของธนาคารเพื่อการส่งออกและนำเข้าแห่งประเทศไทย

 

Most Viewed
more icon
  • 5 วิธี พาธุรกิจฝ่าวิกฤตตามแนวคิด Lean Management

    ท่ามกลางภาวะเศรษฐกิจโลกที่กำลังระส่ำระส่ายจากความท้าทายรอบด้าน ทุกธุรกิจต่างได้รับผลกระทบกันทุกหย่อมหญ้าทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ ทางรอดของผู้ประกอบการมีหลายทาง แต่วันนี้เราอยากชวนผู้ประกอบการมารู้จักกับแนวคิดการบริหา...

    calendar icon03.05.2020
  • คาถาพิชิตวิกฤต “ต้องสู้ จึงจะชนะ”

    การทำธุรกิจส่งออก เปรียบเสมือนการโล้สำเภาในมหาสมุทร ยามที่คลื่นลมสงบ ทุกอย่างก็ราบรื่น แต่ในยามที่เจอพายุใหญ่ คลื่นลมถาโถม ไต้ก๋งจะต้องทำทุกอย่างเพื่อประคองให้เรือยังแล่นต่อไปจนถึงฝั่งให้ได้ แม้จะไม่รู้ว่าเมื่อไหร่ก็ตาม ...

    calendar icon27.04.2020
  • แต่งบัญชี หวังจะเลี่ยงภาษี

    แต่งบัญชี หวังจะเลี่ยงภาษี ในอดีต เราคงจะเคยได้ยินเรื่องที่ผู้ประกอบการ มักจะทำบัญชีสองเล่ม โดยมีเหตุผลว่าเพื่อใช้สำหรับกู้เงินกับธนาคารและใช้สำหรับยื่นเสียภาษีเงินได้ บัญชีทั้ง 2 เล่มนี้ มีความแตกต่างกันในเรื่อง...

    calendar icon20.05.2020